Administrasi Sarana dan Prasarana sekolah/madrasah

 

Cover Buku Administrasi Sarana dan Prasarana sekolah/madrasah

Administrasi Sarana dan Prasarana sekolah/madrasah

Pengelolaan sarana dan prasarana di sekolah/madrasah sangat penting untuk kelengkapan pelaksanaan pembelajaran di sekolah/ madrasah. Semua sarana dan prasarana yang dicatat dalam buku catatan tertentu dikelola dengan manajemen yang baik. Pencatatan berbagai barang kelengkapan sarana dan prasarana (Sarpras) yang dimiliki oleh sekolah/madrasah ke dalam buku perlu dikontrol. Seperti, buku barang, inventaris, dan lainnya merupakan bagian sarana dan prasarana (Sarpras) menjadi bagian yang penting. 

Administrasi yang dibahas berikut ini mengambil pendapat George Terry bahwa Administrasi adalah merencanakan, mengendalikan, dan mengatur pekerjaan kantor, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya untuk mencapai  tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian administrasi sarana dan prasarana secara umum adalah kegiatan perkantoran dan administrasi dalam rangka mengelola semua objek yang mendukung tercapainya tujuan organisasi secara langsung maupun tidak langsung.

Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Proses penyelenggaraan administrasi sarana prasarana di lingkungan sekolah/madrasah, secara kronologis meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.    Perencanaan pengadaan barang

2.    pengadaan barang

3.    persediaan

4.    distribusi

5.    pemanfaatan dan pemeliharaan

6.    penghapusan

7.    pengawasan

Keseluruhan proses tersebut harus merupakan rangkaian kegiatan yang serasi atau terpadu. Sistematika kerja harus dapat menghindari kerancuan dan tumpang tindih wewenang, tanggung jawab dan pengawasan, serta pemborosan tenaga, waktu dan biaya.

Tahapan Pengadaan Barang

1. Perencanaan Pengadaan Barang dan tahapannya;

1)     Analisis kebutuhan mata pelajaran terhadap alat atau media pembelajaran

2)     Membuat skala prioritas pengadaan peralatan, jika kebutuhan lebih tinggi dari daya beli

3)     Melakukan inventarisasi alat dan media yang sudah tersedia

4)     Pilih alat dan media yang masih bisa digunakan

5) Mengklasifikasikan barang bergerak dan tidak bergerak yang dapat dihabiskan dan tidak dapat dihabiskan

6)     Mencari sumber pendanaan (bila belum tersedia)

7)     Menunjuk orang sebagai pelaksana

      2. Pengadaan Barang

Pengadaan barang adalah kegiatan penyediaan segala kebutuhan barang, jasa, alat-alat untuk keperluan pelaksanaan tugas. Dengan demikian, ruang lingkup pengadaan barang disesuaikan dengan semua yang telah direncanakan di atas, yang meliputi:

    1)   Akuisisi tanah; dengan cara membeli, menghibahkan, hak pakai hasil dan               sebagainya

   2)   pengadaan gedung; dengan membangun gedung baru, sewa, hibah dan sebagainya

   3)   pengadaan mebel; seperti sarana transportasi dan pendidikan dengan cara membeli, menghibahkan atau bahkan membuatnya sendiri.

3. Persediaan

Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan dan penyusunan daftar barang. Inventarisasi dilakukan dalam rangka perbaikan pengelolaan dan memberikan masukan yang berharga bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana.

4. Distribusi

Distribusi adalah kegiatan yang berkaitan dengan pemindahan barang dan tanggung jawab dari satu instansi ke instansi lain. Di lingkungan sekolah, kegiatan distribusi dapat berupa pembagian barang kepada guru atau bagian tertentu di sekolah untuk kegiatan belajar mengajar dan perkantoran.

5. Pemanfaatan Dan Pemeliharaan

Dengan distribusi yang tepat, barang inventaris sekolah dapat digunakan oleh guru untuk mendukung kegiatan belajar mengajar. Selain itu, hal penting lain yang juga harus dilakukan adalah perawatan barang. Dengan demikian akan menjamin penggunaan barang secara terus menerus dan mengurangi unsur kerusakan, sehingga persediaan barang dapat digunakan secara optimal.

6. Penghapusan

Kegiatan hapus buku bertujuan untuk menghilangkan atau mengeluarkan barang dari daftar persediaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penghapusan barang inventaris dapat dilakukan dengan cara melelang barang tersebut atau menghancurkannya. Dengan demikian gudang di sekolah akan selalu memiliki ruang yang cukup untuk alat atau barang lainnya sesuai dengan kebutuhan sekolah saat itu.

7. Pengawasan

Tentu saja, seluruh proses di atas tidak bisa berjalan sendiri tanpa pengawasan. Untuk itu, seluruh proses administrasi sarana dan prasarana (Sarpras) harus diawasi oleh pimpinan organisasi, kepala sekolah/ madrasah agar dapat diperhatikan kerjasama antar pihak terkait. Pengawasan ini bukanlah pengaturan yang kaku yang menahan gerak setiap fungsi manajemen, melainkan koordinasi semua fungsi manajemen administrasi. Hal perlu memfungsikan kontrol semua penerimaan barang, persediaan barang, distribusi, dan lainnya dari Sarpras.

Baca Juga: Contoh Buku Pembinaan Guru dan Tendik Oleh kepala madrasah

Baca Juga : 2023 Contoh Buku Klapper Siswa SMA/MA/SMK

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi pokok penyelenggaraan sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki tujuan sebagai berikut:

          1)   Mencatat ketersediaan barang.

          2)   Mengoptimalkan penggunaan barang.

          3)   Membantu menyiapkan laporan inventaris.

          4) Menyederhanakan proses kerja.

Demikian sekilas informasi tentang administrasi saranan dan prasarana sekolah/madrasah, ini sarana ini adalah bagian dari rutinitas pekerjaan perkantoran bidang tata usaha.